Evaluasi dan Perbaikan Proses Bisnis Menggunakan Failure Mode and Effect Analysis dan Six Sigma

Abstrak

Keberadaan PPID dapat mempermudah masyarakat dalam mendapatkan informasi melalui mekanisme satu pintu. Kompleksnya sistem yang terdapat di PPID Diskominfo Kabupaten Kediri memerlukan analisis lebih jauh untuk menentukan proses bisnis dan aktifitas yang berpotensi menyebabkan permasalahan, sehingga dapat dilakukan perbaikan (improvement) dan juga menghasilkan proses bisnis rekomendasi, dengan harapan PPID tersebut dapat lebih efektif dan efisien. Dalam mengatasi hal tersebut peneliti menggunakan suatu tools yang disebut sebagai Failure Mode Effect Analysis (FMEA) dan Six Sigma. Evaluasi dan perbaikan dalam peningkatkan kinerja dilakukan dengan menggunakan Bussiness Process Model and Notation (BPMN) dan menggunkan aplikasi Bizagi Model untuk mendapatkan keunggulan proses bisnis. Pengendalian permintaan informasi publik oleh PPID (Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi) Kabupaten Kediri, dengan metode Six Sigma menggunakan 5 tahap yaitu Define, Measure, Analyse, Improvement, dan Control. FMEA diproses dalam bentuk wawancara dan diskusi bersama pegawai PPID Kabupaten Kediri. Severity (Keparahan), Occurrence (Kejadian), dan Detection (Deteksi) diidentifikasi dari hasil survey dalam organisasi. Berdasarkan hasil simulasi proses bisnis, Proses validation ini dilakukan validasi terhadap probabilitas control aliran aktivitas pada setiap gateways yang ada. Bagian PPID pembantu, probabilitas permohonan dapat dipublikasikan yang memiliki pilihan boleh dan tidak. Pada kondisi boleh memiliki probabilitas 55% dan untuk kondisi tidak memiliki probabilitas sebesar 45%. Hal itu disebabkan karena banyak informasi yang memang bersifat rahasia maka menghasilkan nilai probabilitas yang sama. Percabangan bagian pemohon informasi publik khususnya pembayaran memiliki pilihan ya dan tidak. Pada kondisi tidak memiliki nilai probabilitas sebesar 90% dan untuk kondisi ya memiliki nilai probabilitas 10% hal ini disebabkan karena pada proses permohonan informasi pihak PPID memiliki hakikat biaya murah. Pada proses rekomendasi bidang pelayanan informasi berperan penting membantu pihak PPID Pembantu untuk melakukan pengecekan informasi yang sesuai dengan persyaratan. Prosespun menjadi lebih lancar tidak harus menunggu PPID Pembantu dalam memutuskan banyak hal untuk dapat melanjutkan proses selanjutnya. Dari proses rekomendasi ini diperlukan waktu 3 hari 2 jam. Dalam penerapan Failure Mode Effect Analysis (FMEA) dan Six Sigma dengan menggunakan Bussiness Process Model and Notation (BPMN) dan aplikasi Bizagi Model kinerja PPID Pembantu lebih efisien dan efektif dengan proses bisnis yang berkualitas.